Der PDCA-Zyklus ist ein einfaches, aber wirksames Instrument, um die Schritte der kontinuierlichen Verbesserung projektspezifisch zu planen und zu differenzieren. Er ist ein fester Bestandteil jeder Variante der institutionellen Qualitätskontrolle. Der PDCA-Zyklus ist ein iteratives Instrument, das häufig in den Geschäftsphilosophien Six Sigma und Total Quality Management verwendet wird.
SCHLUSSFOLGERUNGEN
Auch bekannt als Plan-Do-Study-Act-, Deming- oder Shewhart-Zyklus
4 Schritte: Planen, Tun, Prüfen und Handeln
Soll Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) mit jeder geschlossenen PDCA-Schleife anspornen
Es ist leicht zu sagen, dass Ihr Team Wert auf kontinuierliche Verbesserung legt, aber es ist schwieriger, dies im Laufe der Zeit umzusetzen. Der PDCA-Zyklus hilft dabei, Kaizen in vier überschaubare Bereiche zu unterteilen, die eine Belegschaft zu einem zyklischen Verbesserungsmuster führen können.
Historische Ursprünge der Variationen des PDCA-Zyklus
Die erste Instanz des PDCA-Zyklus ist etwas schwierig zu bestimmen. Die meisten Historiker schreiben den Zyklus William Edwards Deming zu, einem produktiven Statistiker und innovativen Managementführer aus der Mitte des 20. Jahrhunderts. Deming ließ sich von seinem Mentor Walter A. Shewhart inspirieren und prägte den Prozess zunächst als „Shewhart-Zyklus“. Im Laufe der Zeit wurde er als PDSA-Zyklus (Plan-Do-Study-Act) und manchmal auch als „Deming-Rad“ bekannt.
Die Ursprünge dieses zyklischen Prozesses gehen jedoch noch weiter zurück, nämlich auf die von Sir Francis Bacon entwickelte wissenschaftliche Methode, bei der die Prüfung einer Hypothese durch systematische Experimente und logische Schlussfolgerungen im Vordergrund stand.
Was bedeutet PDCA?
Der PDCA-Zyklus – oder welches Akronym Sie auch immer bevorzugen – umfasst in der Regel vier Entwicklungsstufen:
Schritt 1: Planen
Sie würden doch auch kein wissenschaftliches Experiment beginnen, ohne den Ablauf, die Hypothese, die benötigten Materialien und die einleitenden Untersuchungen zu skizzieren, oder?
Wenn Sie also einen kritischen Produktionsprozess reparieren oder verbessern wollen, ist es ratsam, einen vollständigen Angriffsplan zu entwerfen, bevor Sie an irgendwelchen Fremdvariablen herumfummeln. Ihre Planungsphase sollte so detailliert wie möglich sein, damit Sie eine Karte mit Optionen haben, aus denen Sie in anderen kritischen Phasen des PDCA-Zyklus wählen können.
Ein guter Wissenschaftler überlässt nichts dem Zufall; ein guter Manager berücksichtigt alle Möglichkeiten, um sich schnell anzupassen und Verschwendung zu vermeiden.
Schritt 2: Tun
Einer der häufigsten Fehler, den Führungskräfte bei der Umsetzung des PDCA-Zyklus begehen, ist die Überbetonung des „Doing“-Teils des Prozesses. Auch wenn dies ein sehr verlockender, aktiver Schritt ist, sollte die Umsetzung des Wandels (d. h. das „Tun“) gegenüber der Planungsphase zweitrangig sein.
Der Grund, warum dieser Schritt weniger umfangreich sein sollte, als man erwarten würde, ist, dass jeder Aktionsplan, der in dieser Phase verwendet wird, zuvor in der Planung festgelegt werden muss.
Das Tun ist lediglich die Fortsetzung des Planungsprozesses.
Stellen Sie sich Ihren PDCA-Zyklus wie einen Aufsatz aus einem Lehrbuch vor – in Ihrem ersten Absatz stellen Sie die Konzepte vor, die Sie behandeln wollen, einschließlich des Hauptthemas oder der Hypothese. Im zweiten Absatz gehen Sie dann auf die Konzepte ein, die Sie in der Einleitung angesprochen haben. Wenn Sie einen Aufsatz über Agrartechnologie lesen und der Autor plötzlich auf die Lieferkette im Supermarkt zu sprechen kommt, könnten Sie wahrscheinlich die schwache Verbindung erkennen, aber Sie würden die Hauptthese der Argumentation des Autors nicht verstehen.
Machen Sie Ihren PDCA-Zyklus nicht unübersichtlich, indem Sie von einem Thema zum anderen springen – folgen Sie logisch der Fortsetzung der Planungsphase und greifen Sie häufig auf Ihre Karte des gesamten Zyklus zurück.
Schritt 3: Kontrolle
Die dritte Stufe des PDCA-Zyklus besteht darin, die Ergebnisse des in der zweiten Stufe durchgeführten „Tuns“ zu „überprüfen“. Deming wird zugeschrieben, dass er den dritten Schritt „Studie“ anstelle von „Kontrolle“ nannte, aber beide sind je nach Art der Prozessverbesserung angemessen.
Der Zweck dieses Schritts ist die Validierung der Daten, die sich aus Ihren Prozessversuchen ergeben. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:
Beauftragung einer dritten Partei mit der Prüfung des neuen Prozesses, um etwaige Lücken aufzudecken
Wiederholung des Versuchsprozesses unter ähnlichen Bedingungen, um sicherzustellen, dass er zuverlässig wirksam ist
Wiederholung des experimentellen Prozesses unter verschiedenen Bedingungen, um die Grenzen der Auswirkungen des Prozesses zu testen
Ausweitung des Umfangs und der Beteiligung des Prozesses, um seine Skalierbarkeit zu testen
Vergleich der eigenen Daten mit von Fachleuten überprüften Studien, die nachweislich zu Ergebnissen geführt haben
Es gibt sogar noch mehr Möglichkeiten, Ihre Daten zu „überprüfen“. Stellen Sie daher in Ihrem Planungsteil die Frage, welche Datensätze quantifiziert werden sollen – und wie -.
Schritt 4: Handeln
Der vierte Schritt, „Handeln“, hat eigentlich eine doppelte Bedeutung: die Umsetzung der geprüften und genehmigten Änderung und die langfristige Überwachung dieser Änderung.
Denken Sie daran: Der Sinn der schrittweisen Veränderung mit Hilfe des PDCA-Zyklus ist die kontinuierliche Verbesserung – sobald Ihr Prozess begonnen hat, sich zu verbessern, wollen Sie Standards einführen, die diesen Verbesserungsstandard insgesamt aufrechterhalten, so dass Sie zur nächsten Prozessverbesserung auf Ihrer To-do-Liste übergehen können.
Seien Sie nicht der Manager, der den Zyklus vorzeitig abschließt! Der Grund, warum Ihr Team die Phasen des PDCA-Zyklus so gewissenhaft durchläuft, ist schließlich, dass es es beim ersten Mal richtig machen und der Prozess sich im Laufe der Zeit selbst tragen soll.
Vorteile der Anwendung des PDCA-Zyklus
Die PDCA-Methode ist nahezu universell anwendbar, sei es als Kaizen-Instrument in einem Fließband oder zur Neuverteilung der Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen oder sogar zum Experimentieren mit neuen, noch nicht eingeführten Standards.
Hier sind nur einige der beobachtbaren Vorteile:
Hilft der Führung, aus Zeiten der Stagnation auszubrechen
Fördert die Kultur des Strebens nach Verbesserung
Klärt anstehende Aufgaben für laufende Projekte
Schafft eine Standardisierung von Tests in kleinem Maßstab, bevor große Änderungen vorgenommen werden
Fördert Innovation
Ermutigt zu kreativen Problemlösungen und praktischen Lösungen
Schließen des PDCA-Kreislaufs: Was kommt als Nächstes?
Eine PDCA-Schleife sollte sich auf ein einzelnes Projekt beziehen; getrennte Zyklen für jedes Projekt erleichtern die Aufteilung der Aufgaben und die Überwachung der Fortschritte.
Wir alle genießen jedoch das Gefühl, endlich etwas von der nicht enden wollenden To-Do-Liste abhaken zu können, und es besteht die Versuchung, den neuen und verbesserten Produktionsprozess aufzugeben, weil er durch die PDCA-Methode „behoben“ wurde.
Kontinuierliche Verbesserung hört nie auf! Deshalb ist es so wichtig, Kontrollen und Gegenkontrollen einzuführen, um das neue Verfahren zu überwachen, da auch andere Unternehmen ins Visier genommen werden. Es ist mehr als ein System – es ist ein Kreislauf! Durch die Unterteilung großer Prozesse in kleinere Planungs-, Test- und Kontrollphasen kann die Aufrechterhaltung positiver Veränderungen überschaubar und leicht zu verfolgen sein.