Was ist eine Ursachenanalyse?
Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) ist eine Methode, die dazu dient, die Grundursache einer Fehlfunktion, eines Mangels oder eines Problems zu finden. Am bekanntesten ist sie in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Wissenschaft und der Fertigung/Ingenieurwesen, aber ihre Prinzipien können in jedem Umfeld eingesetzt werden.
Als grundlegendes Problemlösungsinstrument konzentriert sich die Ursachenanalyse darauf, die Ursache des Problems zu finden, um wirksame und dauerhafte Lösungen zu schaffen. Nehmen Sie zum Beispiel jemanden, der über einen schmerzenden Knöchel klagt. Man könnte der Person einfach ein Schmerzmittel geben, aber das löst nicht die eigentliche Ursache des Schmerzes, sondern nur das Symptom des Schmerzes.
Mit der Ursachenanalyse können Sie herausfinden und definieren, was passiert ist, warum es passiert ist und wie Sie verhindern können, dass es wieder passiert.
Wesentliche Erkentnisse
Die Ursachenanalyse wird zur Ermittlung der Grundursache von Problemen in einer Vielzahl von Branchen und Bereichen eingesetzt.
Die 4 Schritte der Ursachenanalyse sind Identifizierung, Datenerfassung, Kausaldarstellung und Lösung.
Achten Sie immer darauf, zwischen korrelierenden Faktoren und beitragenden Faktoren zu unterscheiden.
Verwenden Sie Hilfsmittel wie das 5-Whys- oder das Fishbone-Diagramm, um die kausalen Faktoren zu ermitteln.
Die 3 Kategorien von Kausalfaktoren
Im verarbeitenden Gewerbe oder in jedem anderen Unternehmensumfeld können alle ursächlichen Faktoren in 3 große Kategorien unterteilt werden.
Physische Ursachen: Defekte Maschinen, kaputte Werkzeuge, sich verschlechternde Infrastruktur usw.
Menschliche Ursachen: Menschliches Versagen, unsachgemäße Befolgung von Verfahren usw.
Organisatorische Ursachen: Unklare Prozesse, unzureichende Schulung/Einarbeitung, unzureichendes Management usw.
Die meisten Probleme oder Fehlfunktionen haben mehrere Ursachen. So kann es beispielsweise ein Problem mit einer Maschine geben (physische Ursache), das auf mangelnde Wartung zurückzuführen ist (menschliche Ursache), was wiederum darauf zurückzuführen ist, dass kein Wartungsplan erstellt wurde (organisatorische Ursache).
Eine Unterteilung in noch kleinere Kategorien ermöglicht einen noch besseren Einblick in die Ursachen eines Problems. Aber diese 3 großen Kategorien sind ein guter Anfang.
Die 4 Schritte der Ursachenanalyse
Die Ursachenanalyse kann auf unzählige verschiedene Arten durchgeführt werden, aber in den meisten Fällen folgt der Prozess diesen 4 Kernschritten.
Identifizierung: In diesem Schritt müssen Sie herausfinden, was das Problem ist, welche Symptome es gibt und was gerade passiert. Wenn Sie diese Identifizierung vornehmen, können Sie den Rest der Analyse besser steuern.
Datenerhebung: Sammeln Sie alle verfügbaren Daten und bewerten Sie die weitreichenden Auswirkungen des Problems umfassend. Arbeiten Sie sich rückwärts vor, indem Sie mit dem resultierenden Problem beginnen und dann jeden Katalysator finden, der zu diesem Problem führt.
Kausaldiagramm: Jetzt ist es an der Zeit, alle gesammelten Informationen zu sortieren. Verwenden Sie entweder das 5-Whys-Diagramm oder das Fishbone-Diagramm, um eine visuelle Karte oder eine Zeitleiste der Ereignisse zu erstellen. So können Sie Ihre Ursachenanalyse in einem strukturierten und visuellen Format finden und mit anderen teilen.
Lösung: Sobald Sie und Ihr Team die Grundursache ermittelt haben, können Sie die entsprechenden Schritte zur Behebung des Problems einleiten. Beginnen Sie nach Möglichkeit mit der Behebung der Grundursache und arbeiten Sie sich dann zum ursprünglich identifizierten Problem vor. Wenn dies geschehen ist, sollten das Problem, die Ursache und die nachfolgenden Faktoren beseitigt werden. Wenn nicht, müssen Sie den Vorgang neu starten.
2 Methoden der Ursachenanalyse
Die 5 Gründe
Die „5 Whys“ können in fast jeder Ursachenanalyse verwendet werden, da es sich um einen recht einfachen Prozess handelt. Die Idee ist, fünfmal „warum“ zu fragen, wenn man mit einem Problem konfrontiert wird. Auf diese Weise können Sie schrittweise von den oberflächlichen Kausalfaktoren zur eigentlichen Ursache vordringen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Unternehmen stellt hochwertige Gleitringdichtungen her und montiert sie, ähnlich wie Chesterton.
Zurück zum Szenario. In letzter Zeit sind die Dichtungen bei der Inspektion durchgefallen. Warum? Die Betreiber bauen sie nicht richtig zusammen. Warum? Die Betreiber sind sich nicht 100%ig sicher, wie die Dichtungen gebaut werden sollen. Warum? Weil es sich um neue Mitarbeiter handelt, die nicht ausreichend geschult sind. Warum? Weil wir kein angemessenes Schulungsprogramm für unsere neuen Mitarbeiter haben. Warum? Weil das Unternehmen der Verbesserung und Ausbildung der Arbeitskräfte keine Priorität einräumt.
Und hier haben wir die Antwort auf unser hypothetisches Problem gefunden. In dieser Situation würden die 5 Gründe folgendermaßen abgebildet werden.
Nun ist die Anzahl der Gründe keine feste Regel. In Wirklichkeit sollten Sie etwa 3 bis 7 Gründe anführen. Liegt der Wert darunter, haben Sie sich wahrscheinlich nicht tief genug mit der Ursache befasst. Wenn Sie diesen Bereich überschreiten, sind Sie wahrscheinlich zu weit in Faktoren hineingeraten, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie das Wetter oder globale Ereignisse.
Fishbone-Diagramm
Das Fischgrätdiagramm wird verwendet, um mehrere Faktoren zu untersuchen, die zu einem größeren Problem/Misserfolg/Ereignis führen. Das sich daraus ergebende Diagramm zeigt alle Kausalfaktoren, die zu dem Problem führen, und ähnelt der Figur einer Fischgräte.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, in Ihrem Betrieb ereigneten sich im letzten Monat 7 verschiedene, scheinbar nicht miteinander verbundene Unfälle. Dies beeinträchtigt die Produktivität und verursacht erhebliche Kosten für Wartung und Ausfallzeiten. Sie berufen eine Sitzung mit allen Ihren Mitarbeitern ein und gehen die Faktoren durch, die zu der erhöhten Unfallrate geführt haben, und erstellen ein Fischgrätdiagramm. Auf diese Weise werden alle Unfälle in einige grundlegende Kategorien eingeteilt, um zu erkennen, welche Bereiche innerhalb des Betriebs am meisten Aufmerksamkeit erfordern.
Hier sehen wir, dass der Großteil der Unfälle unter Methoden und Arbeitskräfte fällt. Wenn Sie dies wissen und im Team enträtseln, können Sie die richtigen Lösungen finden und den entscheidenden Unterschied machen.
Ursachenanalyse vs. Kosten-Nutzen-Analyse
Eine Sache, auf die man bei der Ursachenanalyse achten sollte, ist, dass die Lösung nicht mehr kostet als das Problem. Wir wollen wissen, ob unsere Prozesse und Maschinen ordnungsgemäß funktionieren, denn das ist nie eine schlechte Sache. Letztendlich sollte die Lösung aber nicht mehr kosten als das Leben mit dem Problem. Die Lösung sollte immer einen höheren Return on Investment bringen.
Aus diesem Grund ist die Ursachenanalyse der Schlüssel zu einem erfolgreichen und gut gewarteten Betrieb. Sie ermöglicht es den Menschen, wichtige Einblicke in die ursächlichen Faktoren innerhalb ihres Betriebs zu gewinnen, um intelligente Entscheidungen zu treffen und effektive Lösungen zu finden.